Come registrare e tracciare le email

Perché usare questa funzione

In HubSpot, le email possono essere tracciate e registrate. Le due funzioni non sono uguali.

Tracciare una mail serve a sapere se il destinatario l’ha aperta.

Registrare un’email serve invece a salvarla nel CRM, così da avere uno storico delle comunicazioni nella scheda del contatto e negli elementi collegati.

Nel lavoro quotidiano, questa funzione è utile perché permette di non perdere i passaggi importanti della relazione con il cliente e di rendere più chiaro lo storico delle comunicazioni. Con il tracciamento attivo, HubSpot può anche mostrare notifiche in tempo reale quando un contatto apre un’email.

La differenza tra tracciare e registrare

Quando attivi il tracciamento, HubSpot monitora le aperture delle email e mostra queste informazioni nel feed attività e nella cronologia del contatto. Per alcuni utenti con licenza dedicata può essere disponibile anche il controllo dei clic sui link presenti nel messaggio.

Quando attivi la registrazione, HubSpot salva l’email nella scheda del destinatario e nei record associati, per esempio azienda o trattativa. In questo modo l’email entra nello storico del CRM ed è visibile anche in seguito.

Quando conviene usare il tracciamento

Il tracciamento è utile quando vuoi capire se il destinatario ha visto il messaggio. È quindi particolarmente utile nelle email commerciali importanti, per esempio un primo contatto, un sollecito o un aggiornamento su una trattativa. Se il destinatario apre l’email, HubSpot può inviare una notifica e aggiornare lo stato dell’attività nel sistema.

Quando conviene usare la registrazione

La registrazione è utile ogni volta che vuoi lasciare una traccia visibile della comunicazione nel CRM. In pratica, per le email di lavoro più importanti conviene quasi sempre registrare il messaggio, così da mantenere ordinato lo storico del contatto e della trattativa.

Come registrare e tracciare le email da Outlook

Da Outlook, puoi usare il componente aggiuntivo di HubSpot per Office 365. Anche qui trovi le stesse due funzioni: Track per tracciare e Log per registrare.

Per inviare un’email da Outlook con tracciamento o registrazione:

1. crea una nuova email in Outlook;
2. apri il pannello di HubSpot nella barra degli strumenti;
3. attiva Track se vuoi tracciare le aperture;
4. attiva Log se vuoi registrare l’email nel CRM;
5. verifica i record associati, se necessario;
6. invia il messaggio.

Per poter tracciare e registrare le email direttamente da Outlook, non basta aver collegato la mail a HubSpot: è necessario installare anche il componente aggiuntivo HubSpot per Outlook. Per la maggior parte degli utenti, il componente consigliato è quello per Office 365.

Dopo aver installato il componente aggiuntivo, in Outlook troverai gli strumenti di HubSpot nella barra principale o nel menu delle app, a seconda della versione che stai usando. Da lì potrai attivare le opzioni per tracciare e registrare le email.

Per far funzionare correttamente tracciamento e registrazione, il pannello di HubSpot deve restare aperto mentre invii l’email. Inoltre, con il componente Office 365, la casella di posta deve essere già collegata a HubSpot.

Dove vedere le email registrate

Una volta registrata, l’email compare nella cronologia del contatto e anche nei record associati, se selezionati. Questo permette di ritrovare facilmente il contenuto del messaggio e di avere uno storico più completo della relazione commerciale.

Consiglio pratico per l’uso quotidiano

Per le email commerciali importanti, la regola più semplice è questa:

• attiva Traccia se vuoi sapere se il cliente apre il messaggio;
• attiva Registra se vuoi conservare il messaggio nello storico del CRM;
• nelle comunicazioni più importanti, spesso conviene usare entrambe le funzioni.